Die Dokumentation von Informationen und Vorgängen nimmt in Unternehmen einen hohen Stellenwert ein. Schliesslich dient sie der Durchführung von Analysen, der Optimierung von internen Prozessen und dem reibungslosen Ablauf derselben. Allzu oft aber ist eben dieser reibungslose Ablauf nicht gewährleistet.

Denn: Die Offline Dokumentation, die manuell erfolgt, birgt oftmals Fehlerquellen, kostet Papier, Zeit und Geld. Der folgende Sachverhalt wiederholt sich regelmässig: Eine Produktionsmaschine oder ein Bürogerät ist defekt. Zur Durchführung der Reparatur gilt es nun, die passende Dokumentation zu finden. In einigen Unternehmen steht bis dato jedoch nicht fest, wer für die Aufbewahrung und Aktualisierung besagter Dokumentation überhaupt zuständig ist. Nicht selten müssen Mitarbeiter den betreffenden Ordner dann suchen oder stellen nach Auffinden desselben fest, dass die Dokumentation unvollständig oder unleserlich ist. Im Worst Case Scenario ging die gesamte Maschinendokumentation verloren – ein Faktor, der zu einem noch höheren Zeit- und Kostenaufwand führt.

Industrie 4.0 – mit der Online-Dokumentation von OnDoc

Dank innovativer Technologien und dem Vormarsch der Industrie 4.0 wird die Maschinendokumentation umgestellt. Viele Unternehmen steigen bereits von der Offline- auf die Online-Dokumentation für Maschinen und Gerätschaften um. Schliesslich kommt Letztere mit einigen Vorteilen daher, die wir auch Ihnen nicht vorenthalten möchten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die 5 wichtigsten Vorteile vor, die die mobile Dokumentation verspricht – und hält.

Mobile Dokumentation für Maschinen: Die 5 wichtigsten Vorteile

Intuitive Dokumentations-Software wird die Arbeitsweise innerhalb Ihres Unternehmens revolutionieren. Mithilfe eines strukturierten Aufbaus, intuitiver Navigation und einer schnellen Datenübertragung in Real Time bieten Dokumentationslösungen wie OnDoc eine ansprechende Methode zur Datenorganisation und -pflege. Die fünf wichtigsten Vorteile, die Online Dokumentations-Tools wie OnDoc bieten, haben wir im Folgenden für Sie erörtert.

1.     Datendokumentation und -zugriff in Echtzeit

Wenn die Reparatur oder Wartung einer Maschine abgeschlossen ist, können die zugehörigen Informationen sofort eingepflegt werden. Hierzu müssen Ihre Mitarbeiter den QR-Code lediglich abscannen. Schon können Berichte und Aktualisierungen eingetragen und von anderen Mitarbeitern eingesehen werden. Letztere erhalten somit in Echtzeit Zugriff auf die neuesten Informationen. Dies beschleunigt nicht nur interne Arbeitsprozesse, sondern verhindert auch, dass Mitarbeitende mit veralteten Informationen arbeiten.

2.     Unvergleichbare Zeit- und Kostenersparnisse

Situationen, in denen Mitarbeiter nach dem zugehörigen Ordner suchen, Dokumente entziffern oder nachträglich vervollständigen müssen? Sie sind mit der neuen Dokumentations-Software von OnDoc passé. Während Ihre Mitarbeitenden bislang einige Zeit damit verbrachten, einige Büros oder Lagerräume zu durchforsten, nur um dann festzustellen, dass die Maschinendokumentation verloren gegangen ist, können Sie mit OnDoc jetzt Zeit und bares Geld sparen. Die unzähligen Arbeitsstunden, die für die Suche der Dokumentation aufgewendet wurden, können Ihre Mitarbeiter nun in ihre Aufgabenbereiche und die Optimierung ihrer Arbeitsleistung investieren. Darüber hinaus vermeiden Sie sinnlose Service-Fälle: Situationen, in denen der Reparateur zum Service-Termin erscheint, aufgrund der fehlenden Daten jedoch keine Wartung oder Reparatur durchführen kann. Auch hierdurch werden unnötige Kosten verursacht, die Sie stattdessen in das Wachstum und den Ausbau Ihrer Unternehmung investieren können. Und last but not least: Mithilfe von OnDoc können Sie Maschinen verschiedenen Ordnern zuteilen, um diese sinnvoll zu bündeln und serienübergreifende Änderungen in nur wenigen Minuten vorzunehmen.

3.     Digitaler Speicherplatz statt grosser Lagerräume

Technische Dokumentationen umfassen neben aktuellen Reparatur-Berichten auch Betriebsanleitungen, Produktbeschreibungen sowie die aktuelle Maschinenhistorie. Demnach sind solche Dokumentationen sehr umfangreich und bedürfen – vorausgesetzt, sie werden offline eingelagert – grosser Lagerräume oder Büros. Hier werden Dokumentationen in physischen Regalen und Aufbewahrungslösungen einsortiert. Mit jeder Reparatur und Wartung sowie jeder Erweiterung des Maschinenparks erfordert die Offline Aufbewahrung mehr Stauraum. Hierdurch wird nicht nur die übersichtliche Organisation und Kennzeichnung der Ordner erschwert – solche Lagerflächen führen ausserdem zu höheren Mieten, die jeden Monat höhere Fixkosten verursachen. Die Lösung? Digitale Dokumentations-Software. Über die Verwaltungsoberfläche können Sie und Ihre Mitarbeiter sämtliche Dokumente und Maschinendaten in digitaler Form einsehen, modifizieren, aktualisieren und ergänzen. Diese Änderungen können Sie von überall und jederzeit vornehmen. Wichtig ist allein, dass Sie über die entsprechenden Zugangsdaten verfügen. Vor Ort können Sie und Ihre Mitarbeiter den QR-Code abscannen, der an der betreffenden Maschine angebracht ist. Mit nur wenigen Klicks haben Sie dann Zugriff auf die gesamte Online-Dokumentation.

4.     Hohe Datensicherheit

Die mobile Dokumentation erleichtert nicht nur die Datenpflege, sondern garantiert auch deren Integrität. Schliesslich gehen keine Daten verloren oder werden unleserlich, da sie auf Papierzetteln notiert wurden. Stattdessen werden sie fortlaufend in unsere Software eingespeist und sind demnach immer auf dem neuesten Stand. Dies bietet neben einem Logistik- und Kostenvorteil noch einen weiteren Pluspunkt: Ihre Maschinendaten zu Produktions-, Industriemaschinen und selbst kleinsten Bürogeräten werden auf unserem Server gespeichert. Auf Anfrage speichern wir sämtliche Daten auf Ihren Unternehmensservern und verschlüsseln diese, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

5.     Unkomplizierte Funktionsweise

Die Online Dokumentation mit OnDoc überzeugt ausserdem durch ihre unkomplizierte sowie intuitive Funktionsweise. In kürzester Zeit können sich Ihre Mitarbeiter einarbeiten und mit dem innovativen System vertraut machen. OnDoc besticht nämlich mit einem übersichtlichen Layout und Design, einer minimalistischen Gestaltung und selbsterklärenden Navigation. Mit nur wenigen Klicks können Sie und Ihre Mitarbeiter neue Daten eingeben sowie bestehende Informationen bearbeiten oder löschen. Einzige Voraussetzung: Sie haben mithilfe von OnDoc einen QR-Code generiert, ausgedruckt und die zugehörige Maschine damit versehen. Sodann kann der Code mit einem Smartphone oder Tablet gescannt und die Daten eingesehen werden. Diese Vorgehensweise bietet überdies den Vorteil, dass eine Verwechslung der Maschinen nicht mehr zu befürchten ist. Eine Datenmodifikation und -aktualisierung kann nur nach Scannen des zugehörigen QR-Codes vorgenommen werden. Zudem können nur solche Mitarbeiter Daten visualisieren und verändern, denen Sie Zugriff erteilt haben.

Online Dokumentation für Maschinen und Geräte – von OnDoc

Sie sehen selbst: Der Umstieg auf ein mobiles Dokumentations-Tool lohnt sich. Neben einem zuverlässigen Schutz vor Cyberkriminalität bietet die Online-Variante zahlreiche weitere Vorteile. Damit sind Sie Ihrer Konkurrenz voraus, die weiterhin wertvolle Arbeitsstunden damit verbringt, Maschinendokumentationen einzusortieren, zu entziffern oder überhaupt zu finden.

Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie einen kostenlosen, unverbindlichen Beratungstermin mit unseren Experten. Gerne erstellen wir für Ihren Betrieb ein individuelles Angebot, das auf Ihre Unternehmensstruktur und -ziele ausgerichtet ist. Revolutionieren Sie noch heute Ihre Datendokumentation und -pflege, und springen Sie auf den Digitalisierungszug auf – mit OnDoc.